Cajas registradoras y POS en España. ¿Obligatorios para PYMES y autónomos?

Una caja registradora es sinónimo de negocio, ¿cierto? Quizás no. Al cierre del 2016, solo el 35 % de las tiendas, empresas y comercios españoles usaban una caja registradora para gestionar sus ventas; mientras que el 65 % restante se decantaba por el uso de las nuevas tecnologías -es decir, los POS o TPV- y por la emisión de facturas simplificadas a través de talonarios. ¿Sorprendido? No deberías estarlo. Y es que en España -técnicamente- no es obligatorio contar con una caja registradora, POS o TPV para emitir una factura.

El uso de la caja registradora y su obligatoriedad

Mientras las leyes tributarias de los países europeos, Estados Unidos y Latinoamérica obligan a los sujetos pasivos a tener un medio electrónico para expedir facturas ordinarias y simplificadas; España se aleja de esa práctica o, mejor dicho, la deja «a discreción» del comerciante.

Esto no quiere decir que la legislación aplicable vulnera los derechos al consumidor o promueve la evasión de impuestos. De hecho, las empresas y autónomos están obligados a emitir una factura con copia -simplificada o no- que englobe su actividad, ya sea la venta de bienes, la prestación de un servicio profesional y/o técnico o el cobro por la manufactura de un producto; solo que no necesariamente deben contar con una caja registradora o TPV para hacerlo.

Sobre el régimen legal aplicable

El sistema tributario español por el cual se rigen las empresas, PYMES y autónomos está contenido, en principio, en la Ley 37/1992 del Impuesto sobre el Valor Añadido -mejor conocido como IVA- publicada el 28 de diciembre de 1992; y en los reglamentos y leyes especiales posteriores.

En el Título X de este cuerpo normativo se establece que los sujetos pasivos deben:

  • Expedir una factura por cada una de sus operaciones y entregar la original al consumidor.
  • Usar estas facturas como respaldo para llevar sus libros y asientos contables, y conservarlas hasta la prescripción del IVA.
  • Guardar las copias de las facturas en un lugar seguro y entregarlas a Hacienda o a cualquier órgano con competencia cuando este las solicite.

Sin embargo -y a pesar de que la norma se refiere a la obligatoriedad de la emisión de un comprobante de compra legal- no existe ninguna disposición escrita acerca de los medios de expedición de las facturas, del uso de cajas registradoras o del punto de venta, conocido como POS –Point of Sales– o terminal de punto de venta (TPV).

Ahora bien, las agencias de recaudación sí han promovido -de una u otra forma- el uso de herramientas electrónicas de facturación. Por medio de la publicación del Suministro Inmediato de Información del IVA (S.I.I.) del 2017 lanzaron un sistema que simplifica la declaración del IVA, ya que los contribuyentes pueden enviar electrónicamente las facturas generadas en el período impositivo a la Agencia Tributaria. Esta es una forma simple de promover el uso de una caja registradora o POS en el negocio.

Respondiendo preguntas sobre las cajas registradoras y POS en España

¿Qué diferencia hay entre un POS y un TPV?

Ninguna. POS es la abreviación de Point of Sales, es decir, terminal de punto de venta o TPV. Un TPV es un aparato electrónico compuesto por un hardware y un software que permite el cobro con tarjetas de débito y crédito, el registro del pago en efectivo, la impresión de facturas y el control del inventario.

Los TPV o POS están integrados por el datáfono, CPU, lector de barras, pantalla, teclado, cajón para billetes y una impresora térmica.

¿Qué tipos de TPV hay en el mercado?

En España, puedes usar distintos tipos de TPV:

  • TPV fijo, que se conecta a una red local. Ideal para tiendas y comercios.
  • TPV inalámbrico. Como no usa cables, podrás moverlo a través de la tienda sin problemas.
  • TPV portátil, perfecto para entregas a domicilio. Usa una tarjeta con conexión GPRS, 3G o 4G.
  • TPV móvil. Esta versión conecta un datáfono al smartphone para cobrar con tarjetas de crédito o débito.

¿Qué requisitos necesito para tener un TPV en España?

Los requisitos para adquirir un TPV dependen, esencialmente, del proveedor y del tipo de contrato que busques. Por ejemplo, para alquilar un POS en el banco, tendrás que tener una cuenta bancaria en esta institución a nombre de tu negocio, firmar un contrato de 24 meses con comisiones a favor del banco -que van desde el 0,50 % hasta el 4,50 % por cada transacción- y pagar una tarifa por la instalación, que suele rondar los 300€. Algunas instituciones prefieren cobrar una tarifa plana mensual de 25-50€ al mes en vez de comisiones tan altas por cada operación.

También podrás alquilar un POS con entidades adquirientes. Estas empresas exigen cuotas similares a las de los bancos, pero no cobran por la instalación ni por el mantenimiento del terminal. Además, los contratos pueden ser por un lapso menor a los 12 meses y te dan la libertad de tener tu cuenta bancaria donde desees.

¿Puedo comprar un TPV en vez de alquilarlo?

Sí. De hecho, es una de las opciones más económicas, al menos para quienes venden por volumen. El datáfono solamente tiene un precio de 100€ y la tarifa por transacción es menor al 1,50 % del monto de la venta. Otra opción barata y funcional es la del TPV móvil. No necesita instalación y la comisión puede ser tan baja como una del 0,99 %. Además, podrás asociarlo a cualquier cuenta que desees.

Una vez que tenga caja registradora o POS, ¿estoy obligado a emitir facturas?

Sí, incluso si no la tienes. Las empresas y autónomos están obligados a emitir una factura que detalle el desarrollo de su actividad, ya sea una venta o la prestación de un servicio. Si el monto de la factura no excede los 400€ -o aun excediéndolo no sobrepasa los 3.000€ para servicios de hostelería, gastronomía, peluquería o ventas a domicilio- podrás expedir una factura simplificada que contenga:

  • Número correlativo
  • Fecha de emisión
  • DNI, NIE o NIF
  • Nombre completo o razón social
  • Dirección
  • Descripción del importe
  • Monto con IVA y la leyenda de «IVA incluido»*
  • Desglose del IVA cuando estos sean diferentes
  • Contraprestación total

*Según la Ley 44/2006 de mejora de la protección de los consumidores y usuarios (29 de diciembre de 2006)

Recuerda: no necesitas una caja registradora o POS para emitir esta factura. También puedes hacerlo con un talonario, siempre que cumplas con todos y cada uno de los requisitos legales. No obstante, si cuentas con una caja registradora o POS en España y le envías información de forma telemática a la Agencia Tributaria, es esencial que expidas tus facturas por este medio siempre para evitarte problemas de impuestos y vacíos en el correlativo.

Si tengo una tienda en línea, ¿puedo solicitar un TPV virtual?

Por supuesto. No obstante, tu tienda en línea tendrá que cumplir con algunos requisitos, como tener un aviso legal publicado en la página «inicio»; contar con un carrito de compra activo; tener la web publicada en castellano; poner un apartado con las políticas de devolución, compra y envío, etc.

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