Iniciar un negocio: ¿Cuáles son los requisitos legales y administrativos?

Poner en marcha un negocio implica tomar una serie de medidas. Este puede ser constituido como una empresa individual, una comunidad de bienes o una sociedad limitada o anónima.

Trámites legales y administrativos

Antes de iniciar operaciones, es importante cumplir con una serie de trámites legales y administrativos. Descubre cuáles son.

Trámites generales

En primer lugar, hablaremos de los requisitos que todo emprendedor debe cumplir para poder abrir su empresa.


1. Para efectos fiscales, acudir a la Agencia Tributaria para realizar su declaración censal del comienzo de actividad y cubrir el costo del Impuesto sobre Actividades Económicas.


2. En la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS), registrarse en el Régimen Especial de autónomos (si vas a desempeñarte como un empresario individual) o, si corresponde, darse de alta como socio o administrador dentro de la Seguridad Social.


3. Visitar la Inspección Provincial de Trabajo para adquirir un Libro de Visitas. Se trata de un documento oficial en el que se registran las visitas del personal de dicha instancia a las instalaciones de la empresa.


4. Presentarse en el Registro Mercantil de la provincia para efectuar la Legalización de los libros-registros diarios, de inventarios y de cuentas anuales. Por su parte, quienes desean constituirse como sociedad mercantil tendrán que llevar a cabo la legalización de los libros-registros de acciones, actas y socios, mismos que deberán entregarse anualmente, correctamente rellenados, en esta misma instancia.


5. Ante las autoridades de certificación pertinentes, solicitar un certificado electrónico, el cual permite firmar documentos electrónicos con una firma inequívoca del propietario.

Trámites según la actividad empresarial

La actividad que vaya a desarrollar tu negocio determinará la clase de licencia que deberás solicitar y los organismos donde deberás inscribirte. Los pasos a seguir para cumplir con estos requisitos se pueden resumir como sigue:


1. Ir al ayuntamiento donde estará la ubicación física de la empresa y realizar las gestiones necesarias para obtener las licencias de actividad, de funcionamiento o de instalaciones y obras.


2. Dirigirse a los registros u organismos públicos que correspondan para notificar el inicio de actividades.

Trámites en caso de contratación de empleados

Si vas a tener trabajadores en tu negocio, deberás realizar el siguiente procedimiento:


1. Inscribir a la empresa en la TGSS. Al hacer esto, se asignará un número para la identificación y seguimiento de la misma. A continuación, deberás afiliar al personal en el Sistema de Seguridad Social.


2. En el Servicio Público de Empleo del Estado, legalizar los contratos de trabajo.


3. Asistir a la Consejería de Trabajo perteneciente de la Comunidad Autónoma para dar aviso de la apertura del establecimiento. Reconocido oficialmente como Centro de Trabajo, se trata del lugar donde el personal se presentará a trabajar y permanecerá durante su jornada laboral.


4. Desplazarse a la Inspección Provincial de Trabajo para obtener el calendario laboral, el cual muestra el horario de trabajo de la empresa e indica cuáles serán los días laborales y feriados, así como los descansos de cada semana y entre una jornada y la siguiente. Este programa se confecciona en base a los que dicte la regulación oficial vigente.

¿Cuáles son los gastos por constituir una empresa?

Poner en marcha un negocio conlleva una serie de gastos: la Redacción de Estatutos, la Certificación negativa del nombre, los Honorarios para la Notaría. También se requiere realizar el pago del Impuesto sobre Actividades Económicas y el de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados, entre otros. Y se recomienda solicitar los servicios de un asesor profesional.


Ahora bien, si vas a constituirte como sociedad, hay otra inversión que debes tener presente. Nos referimos al depósito del capital social, es decir, de una cantidad que cubre el valor de los bienes que posee la empresa. Este dinero pasará a formar parte de los fondos de la compañía y servirá de salvaguarda frente a terceros.


El capital mínimo que debe tener una sociedad depende de la forma jurídica que adoptará. Si será limitada, será necesario destinar, al menos, 3.000 euros. Por otro lado, a los que formarán parte de una sociedad anónima se les pide la suma de 60.000 euros.

Programas de contabilidad y presupuestos

Ya hemos dicho que el cumplimiento de las responsabilidades ante las autoridades antes y después de iniciar operaciones abarca llevar un registro contable. Hacer esto también permitirá mantener finanzas sanas en el seno de la organización. Para facilitar esta tarea, existen útiles programas informáticos de contabilidad. Hablemos de tres sistemas que no compiten entre sí, más bien, se complementan.


Contabilidad Serrato PyME. Poderosa herramienta que posee múltiples módulos que convenientemente dividen las tareas en secciones. Entre otras prestaciones, permite registrar las ventas, las cuentas por cobrar, llevar un control de los inventarios, consultar estados financieros y obtener balances.


SeniorConta. Otro programa sin costo y fácil de usar que, además de llevar la contabilidad del negocio, genera reportes y realiza diagnósticos para detectar irregularidades. También permite crear sesiones independientes para empleados, clientes y proveedores, y facilita la gestión de cuentas por cobrar y por pagar.


ContaSOL. Este software tienen una interfaz elegante e intuitiva, lo que facilita llevar las cuenta de la empresa, liquidar el IVA y efectuar el trámite del IRPF. Si necesitas más funciones, deberás adquirir la versión de pago.


Ya tienes toda la información necesaria para iniciar un negocio exitoso. Ahora, manos a la obra.

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