La digitalización es un proceso inexorable que se ha ido abriendo camino en todos los sectores del mercado. Ha cambiado nuestra forma de trabajar y de relacionarnos y, como no puede ser de otra manera, de consumir. De hecho, casi cinco millones de españoles invierten en torno a unas cinco horas diarias en Internet. La importancia de las telecomunicaciones y la intención de dotar a sus procesos de mayor fiabilidad, seguridad y comodidad ha llevado a los empresarios a utilizar las facturas electrónicas. No obstante, ¿qué es una factura electrónica y qué requisitos ha de cumplir la factura electrónica en España?
Qué es una factura electrónica
La factura electrónica es una factura, de forma que tiene los mismos efectos legales que una factura en papel y, como ocurre con esta, sirve para justificar la compra de bienes o la prestación de servicios. No obstante, al contrario de lo que ocurre con la factura en papel, la factura electrónica se expide y recibe en formato electrónico.
En cualquier caso, la expedición de una factura electrónica solo se podrá llevar a cabo con el consentimiento del destinatario. De esta forma, constituye una alternativa legal a la factura tradicional en papel.
Características de la factura electrónica
La factura electrónica ha de cumplir con las siguientes características. Así, las características de la factura electrónica con las siguientes:
- Se han de cumplir los requisitos del Estatuto Tributario.
- Ha de facilitar el intercambio de información entre sistemas que utilizan diversas tecnologías de forma segura.
- Se han de incluir e implementar mecanismos de control como la firma electrónica. De este modo, se garantiza la autenticidad e integridad de este documento.
- Se necesita del consentimiento del receptor de la factura, quien deberá permitir que se le entregue en formato electrónico y no en papel.
- La factura electrónica se expide y recibe en formato electrónico, siendo lo habitual que se entregue en formato PDF en el correo electrónico del receptor.
- Se facilita la lucha contra el fraude.
- Es, sin duda, una mejora en la atención al cliente.
Normativa española sobre la factura digital
Al igual que ocurre con la factura en papel, la factura digital o electrónica se encuentra regulada en el Real Decreto 1619/2012, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las Obligaciones de Facturación. Este Reglamento es el que establece las normas que las facturas deberán observar de forma obligatoria. Así pues, la factura digital deberá cumplir con los siguientes requisitos para que se trate de una factura electrónica legal.
- Las facturas electrónicas deberán ser legibles y su contenido deberá ser íntegro. Así, el contenido de la factura no puede haber sido modificado.
- Las facturas electrónicas deberán garantizar la autenticidad del origen de esta. Esto es: deberán garantizar la identidad del emisor de la factura. La firma electrónica es el mejor método para garantizar la autenticidad de la factura. Sin embargo, su inclusión no es obligatoria desde la entrada en vigor de la Ley 25/2013.
- El plazo de expedición deberá ser en el mismo momento en que se realiza la operación cuando el destinatario es un particular. Sin embargo, cuando el destinatario es una empresa o un profesional, la factura electrónica podrá emitirse antes del día 16 del mes siguiente al que se lleva a cabo la operación.
- El destinatario deberá conservar las facturas durante el periodo de prescripción.
- A partir del año 2015, en España es obligatorio emitir facturas digitales para todos los organismos de la Administración Pública. Así, para las operaciones que se lleven a cabo con Ayuntamientos, Comunidades Autónomas y otras empresas y organismos públicos se deberá emitir una factura electrónica. No obstante, esto no será necesario cuando el importe de la factura no supere los 5000 euros.
- El emisor de la factura deberá garantizar la accesibilidad a las facturas, de forma que deberá contar con el consentimiento del cliente o del receptor de esta para poder emitirla en formato digital.
Cómo afrontan los bancos el uso de la factura electrónica
La digitalización ha cambiado el mercado y, como no podía ocurrir de otra manera, también ha afectado a las empresas del sector bancario. ¿Cómo afecta la factura electrónica a la contabilidad de los bancos en España y cómo afrontan estas entidades el uso de este tipo de facturas?
Sin duda, los bancos se enfrentan a muchos retos: el uso de las facturas digitales, las restricciones de la regulación, la reducción de costes o la demanda de los clientes de mejores experiencias. Por ello, para conseguir todos estos objetivos, las entidades bancarias han comenzado a implementar la digitalización para mejorar sus servicios y conseguir los objetivos fijados. Una buena forma, además de un objetivo en sí mismo, es el uso de la factura electrónica. Sin duda, esto es de vital importancia, ya que el uso de este tipo de factura en formato electrónico cuenta con multitud de ventajas, entre las que se encuentran las siguientes:
- Eliminación de los costes de impresión y de envío de la factura.
- Acceso y almacenamiento más rápido, sencillo y ágil.
- Mejora la lucha contra el fraude.
- Mejora el servicio a los clientes, quienes podrán acceder a la factura desde su correo electrónico de forma sencilla y en cualquier momento y lugar, siendo preciso únicamente contar con acceso a Internet.
- Reducir los errores humanos.
- Reducción de los tiempos de tramitación y cobro de la factura.
- Facilidad de gestión de las facturas electrónicas al poder incorporarla en los sistemas informáticos de las empresas. Esto permite una mejor gestión de los gastos en que incurren las empresas.
- Se fomenta la modernización de la economía y el desarrollo de nuevas tecnologías, como sistemas de pago electrónico.
No obstante, y a pesar de las ventajas con que cuentan las facturas electrónicas, es un reto absoluto la aceptación de este tipo de justificantes por la clientela de las entidades bancarias, así como por las pequeñas y medianas empresas.
El proceso de digitalización trae consigo la utilización de instrumentos como las facturas electrónicas que tienen por objeto facilitar la gestión de los cobros, entre otras muchas ventajas. No obstante, la implementación de este tipo de tecnologías o recursos digitales no resulta nada sencilla, sobre todo para aquellos clientes acostumbrados a otra forma de hacer las cosas. Por eso es importante que todos ellos aprendan poco a poco qué es una factura electrónica.
